Bohaterką naszego ostatniego „wjazdu od firmy ” jest Joanna Głowacka „kobieta rakieta”, wulkan energii, a jednocześnie wspierający Lider. Prezeska firmy PROFIT powstałej w 1996r., wykładowczyni na SWPS i członek założyciel KIBR – Krajowej Izby Biur Rachunkowych. Aktualnie na pokładzie jest 20 osobowa załoga, tworząca prężnie działającą kancelarię rachunkową. Zlokalizowane w malowniczym Sopocie biuro obsługuje obecnie około 400 klientów. Postanowiłam sprawdzić i zobaczyć jak to możliwe, że dziś PROFIT mając tak dużą pulę klientów i tak ogromną odpowiedzialność prawno-rachunkową, działa w trybie czterodniowego tygodnia pracy od niemal półtora roku. Wszystko rozpoczęło się na pograniczu 2018/2019 roku kiedy to Asia zadała sobie pytanie – co można zrobić, aby członkowie jej zespołu mieli więcej czasu dla siebie i mogli cieszyć się urokami życia nad morzem, szczególnie, że siedziba firmy znajduje się 800m od sopockiej plaży! Nie chodziło tylko o przyjemności, Asia była świadoma ciężkiej pracy jaką na co dzień wykonywał jej zespół i czuła, że należało podjąć kroki utrzymujące równowagę między pracą, a życiem prywatnym. I tak zrodził się pomysł skrócenia dnia pracy o 1 godzinę w miesiącach od maja do września, co łącznie dawało w tym okresie, aż 20 godzin miesięcznie. Zespół zareagował na wiadomość o zmianach z dużym entuzjazmem. Wszyscy byli, rzecz jasna – za. Dojrzałość i zawodowa odpowiedzialność podpowiadały, że należało bardzo umiejętnie podejść do organizacji czasu, w przeciwnym razie groziło im nabudowanie dużych zaległości. Założenia przewidywały utrzymanie dotychczasowych wynagrodzeń pod warunkiem utrzymania jakości wykonywanych usług – ponieważ to jakość usług od samego początku była priorytetem i wartością tej organizacji. Początki nie były wcale takie lekkie. Zespół musiał dostosować się do pracy o 5h krótszej w skali tygodnia. Automatyzacja procesów okazała się bardzo pomocna w skróceniu dnia pracy. Co ciekawe, klienci w dużej większości przyjęli pomysł wykazując pozytywne zaskoczenie. Wydawało się, że mogła nimi kierować zdrowa zazdrość, że oto PROFIT, jako postępowa firma, skraca czas pracy. Nowy model sprawdził się w 100% – Asia po pierwszych testach (okres pięciu miesięcy maj-wrzesień) dostrzegła, że obcięcie 20h miesięcznie wpłynęło na większe zadowolenie pracowników, ale także zwiększyło ich zaangażowanie w pracę. Założycielka postanowiła pójść za ciosem. Skrócenie dnia pracy o 1 godzinę w wyznaczonym okresie w ciągu roku było tylko wstępem i zachętą do zmian, które miały się wydarzyć. Tak zrodziła się idea 4 dniowego tygodnia pracy. Założycielka zaczęła spokojnie – od siebie. Skróciła swój tydzień pracy o 1 dzień i postanowiła rozszerzyć ten model na całą firmę. Zderzyła się z zaskoczeniem, zadowoleniem, ale i z obawą. Zaczęli w październiku 2022r. Początkowo 3 miesięczny okres próbny, został wydłużony do 6 miesięcy. Na zespół spadło sporo pracy nad organizacją i ustawieniem odpowiedniego mindsetu. Należało poinformować klientów i odbyć z nimi poważne rozmowy. Część z nich początkowo wykazała niezadowolenie i obawy, ale większość podeszła do sprawy z entuzjazmem. Z całej siatki klientów, nikt nie zrezygnował z usług kancelarii po tej zmianie. W pierwszych tygodniach, choć załoga cieszyła się, że piątki stały się dniem wolnym, to i tak początkowo poświęcała część tego dnia na dokańczanie zaległych tematów, których nie udało się wykonać ciągu 4 dni pracy, doceniając jednak fakt, że nie ma telefonów, ani spotkań z klientami. Po okolo 6 miesiącach Asia zauważyła pierwsze efekty zmian. Zespół i klienci oswoili się z sytuacją, dało się odczuć większą lekkość i spokój w pracy. Dużym plusem i w zasadzie “strzałem w dziesiątkę” okazało się zatrudnienie zewnętrznego audytora, którego zadaniem było wspieranie procesu transformacji. Konsultant wskazywał, które elementy nie działały dobrze i proponował zmiany. Udrażniał wąskie gardła i okazał się nieodzownym elementem skutecznej transformacji modelu pracy, zarówno dla Asi jak i pracowników PROFIT.
Ponadto, wdrażanie wszelkich możliwych narzędzi wspierających księgowość (jak np. Saledosmart) i innych dedykowanych rozwiązań, bardzo pomogło przejść przez pierwsze miesiące działania nowego systemu. Po roku wszyscy pracownicy jednogłośnie uznali, że należy kontynuować model czterodniowego tygodnia pracy i absolutnie nie chcą wracać do systemu sprzed zmiany. Asia dostrzega w nim wiele plusów. Przede wszystkim ma bardziej wypoczęty i zaangażowany zespół, a rotacja w firmie jest znikoma. Podstawą sukcesu okazała się mentalna dojrzałość pracowników, audyt zewnętrzny i automatyzacja. Asi ma pewność, że firma i jej ludzie są teraz w dobrym miejscu.