Czy przestrzeń biurowa wpływa na Twoją pracę? Czym zaskakuje Google, Atlassian i Canva?
Czy wiesz, że dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa zdobywa na znaczeniu jako czynnik wpływający na produktywność, kreatywność oraz ogólny dobrostan pracowników? Dlatego dziś, odpowiem na pytanie: jak zarządzanie przestrzenią biurową może realnie wpłynąć na naszą pracę? Giganci technologiczni tacy jak Google, Atlassian i Canva pokazują, że odpowiednio zaprojektowane biuro to coś więcej niż tylko miejsce pracy.
Na start trochę danych o tym… jak wolimy pracować?
W czasach sprzed pandemii odsetek realnie zajmowanych miejsc pracy wynosił w Europie aż 70%. W czasach po pandemicznych wartość ta spadła do 55% (w 2023r). Oznacza to tylko tyle, że rola biur ewoluuje, a na znaczeniu zyskują nowe wartości tej przestrzeni. Biuro to coraz częściej miejsce spotkań, eventów branżowych, związane z budowaniem relacji zarówno ze współpracownikami, jak i z klientami. [1]
Jak pokazują badania, znaczna część z nas, bo aż około 54%, najchętniej pojawiałoby się w pracy 2-3 razy w tygodniu. Przy czym 2% nie pojawiałoby się wcale, a aż 16% widziałoby siebie w miejscu pracy każdego dnia. Jeśli to możliwe to wpadalibyśmy do biura w poniedziałki (43%) lub ewentualnie w środy (21%) – przy czym piątki z oczywistych względów cieszą się najmniejszą popularnością (5%).[2] Skąd te rozbieżności? Dlaczego jesteśmy aż tak spolaryzowani? Z odpowiedzią spieszą kolejne badania, w wyniku których wyłoniono główne punkty zapalne w konflikcie „praca z biura” vs „homeoffice”.
Określono, że najważniejsze korzyści z pracy biurowej to m.in. możliwości budowania relacji, oddzielenie pracy od życia prywatnego, czy większa efektywność bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami. Natomiast wśród korzyści przemawiających za pracą zdalną znalazły się uciążliwości związane z dojazdem i parkingiem, niechciane towarzystwo (np. nielubiani współpracownicy), niski komfort pracy np. niewygodne meble czy kiepskie oświetlenie [3].
Czy praca w Twoim biurze to „ ekscytujące doświadczenie”?
Dopasowany fotel, odpowiednia wysokość biurka, czy prawidłowa odległość od monitora to niezwykle istotne elementy ergonomii w każdym biurze, ale stanowią one jedynie mały promil psychofizycznych oczekiwań i potrzeb pracownika. Przyjazne biuro to takie, którego wyposażenie, rozwiązania i układ pozwalają na osiągnięcie psychicznego i fizycznego komfortu.[4] Przyjazne biuro powinno pozytywnie wpływać na wszystkie zmysły pracujących w nim osób, uwzględniając przy tym pracowników z różnym spektrum neuroatypowości.
Wchodząc głębiej – nawet 20% społeczeństwa w Polsce wykazuje różnorodność neurologiczną. Przeszkody codziennego życia dla tych osób mogą stać się jeszcze bardziej dotkliwe w miejscu pracy. Jednocześnie należy pamiętać, że są to wyjątkowo utalentowani pracownicy, niejednokrotnie osiągający świetne rezultaty tam, gdzie inni zostają w tyle.
Działania mające na celu dostosowanie warunków pracy dla osób neuroatypowych polegają na unikaniu skrajnych rozwiązań i zachowaniu delikatnej równowagi. W ten sposób można sprostać wymaganiom zarówno osób hipersensytywnych, których cechuje nadwrażliwość na dźwięki, kolory i zapachy, jak i tych o obniżonej wrażliwości.
Z badań wynika, że pracownicy, którzy czerpią dobre doświadczenia z przestrzeni biurowej, osiągają lepsze wyniki. Takie osoby znacznie łatwiej utożsamiają się z kulturą organizacji i wzmacniają relacje z kolegami. Dzieje się tak dlatego, że wzrasta ich poziom zaangażowania.[5] Wg. badań Gallupa firmy osiągające najwyższy poziom zaangażowania pracowników uzyskują o 21% wyższe zyski, o 10% wyższy poziom lojalności oraz aż o 41% niższy poziom absencji.[5]
Natomiast na naszym podwórku, wg ogólnopolskiego badania pracowników 2024*, które prowadzi Aleksandra Niewiadomska, dane pokazują, że dla 80% badanych przestrzeń biurowa wpływa na ich na zaangażowanie, a na wydajność dla 60% badanych. Warto dodać, że autorka badania jest również współzałożycielką Nurtu oraz twórczynią autorskiej metodyki #EMPLOdesign – tworzy przestrzenie, w których chce się pracować!
Pięknie to brzmi, ale o co tak naprawdę chodzi?
Jednym z trendów kształtujących pozytywne zmiany w omawianym temacie jest human-centric-workspace. To koncepcja skupiająca się na człowieku jako podmiocie w przestrzeni biurowej. Podstawową zasadą jest tu stawianie dobra człowieka na pierwszym miejscu, przy jednoczesnym uwzględnieniu funkcjonalnych potrzeb wymaganych do osiągnięcia wykonywanych zadań i celów biznesowych. Koncepcja wyraża zaangażowanie, troskę i empatię względem pracowników. Wychodzi naprzeciw wyzwaniom codziennej pracy, stawiając na tworzenie innowacyjnych i spersonalizowanych rozwiązań. W praktyce – tworzy przestrzeń biurową przyjazną pracownikowi.
Podstawowe elementy wpływające na doświadczenia pracowników w obrębie przestrzeni biurowej wydają się na pozór oczywiste. Zaliczamy do nich lokalizację, czy warunki termiczne, jakość powietrza jakim oddychamy, estetykę miejsca pracy, dostępne technologie i udogodnienia.[5] Można wymieniać bez końca, wspominając o układzie pomieszczeń, czy otwartych przestrzeniach – jednym słowem liczy się wszystko, od pierwszego wrażenia u progu firmy, aż po atrakcyjne widoki za oknem. Ale skupmy się na tym, co najistotniejsze. Oto kilka podstawowych cech przestrzeni biurowej – „must have” każdego nowoczesnego biura.
Dostęp do naturalnego światła: projektując biuro należy mieć na uwadze szeroki dostęp do światła dziennego, co wpływa pozytywnie na szereg aspektów od skupienia w trakcie pracy po dobry sen. W sytuacji, gdy naturalne światło nie jest dostępne należy udostępnić sztuczne światło o odpowiednim spektrum.
Rozsądnie zagospodarowana przestrzeń: wyznaczenie odpowiednich stref powinno umożliwić zoptymalizowany przepływ pracy. Niezwykle istotna jest także wizualna atrakcyjność, harmonia i ergonomia.
Równowaga – przestrzeń relaksu: przestrzeń powinna zawierać pomieszczenia przeznaczone do spędzania różnych form wypoczynku np. pokój relaksu.
Home office design, czyli co ??: okazuje się, że pracownicy poszukują bardziej domowych przestrzeni biurowych. Dlatego łączenie stylu biura „commercial” i domowego „residental” może okazać się strzałem w dziesiątkę.[6]
A jak to widzą technologiczni giganci?
CANVA
To nasz pierwszy gigant. Będąc tam mogłam doświadczyć metod jakie Australijczycy wypracowali w zakresie tworzenia przyjaznej przestrzeni biurowej.
Pierwsze co rzuciło się w oczy to coaching room. Miejsce dedykowane spotkaniom z – no właśnie – coach’ami. W Canvie nie ma managerów, a ich rolę pełnią tak zwani „mentorzy”. Specjalnie przygotowane pomieszczenie służy wymianie doświadczeń, szkoleniom i snuciu dalszych planów na biznesową przyszłość Canvy.
Kolejnym elementem przykuwającym uwagę był open space połączony z jadalnią. W zasadzie niby nic, ale to „niby” w tym wypadku robiło różnicę. Przestrzeń jest świetnie zorganizowana z mnóstwem zieleni, połączona z obficie wyposażoną kuchnią, ze świetnym designem – a przede wszystkim – tętniąca żywą energią!
Dodatkowym smaczkiem jest ściana karykatur, która z jednej strony uzupełnia design przestrzeni, ale jej prawdziwa rola polega na budowie kultury przynależności do firmy. Prezentowane grafiki przedstawiają „canvovych pięciolatków” w zabawnym, karykaturalnym ujęciu. Robi to wrażenie i co najważniejsze – dodatkowo podbija poziom pozytywnych wibracji w najbliższym otoczeniu.
Gdyby tego było mało, pomysłowi miłośnicy kangurów zaskakują dalej. I tak odnajdziemy tu: piano room, gdzie pracownicy mogą oddać się twórczej rozrywce, parents room – w pełni wyposażony pokój dziecięcy dla rodziców pragnących przyprowadzić pociechy do pracy, bibliotekę, siłownię i tak zwany Canva Univercity – pełen programów szkoleniowych dla głodnych wiedzy członków organizacji.
Canva bardzo dobrze rozumie jak ważna dla pracowników jest przestrzeń biurowa dlatego w 2026r. otwiera nowe biuro w centrum Sydney. Campus z prawdziwego zdarzenia – stawiają na prostotę, ekologię, komfort i dobrą energię, wspierając przy tym lokalną społeczność. A być może zagospodarują dach budynku pod przestrzeń rekreacyjną, z zielenią, ławkami i małym trawnikiem do relaksu lub ćwiczeń.
ATLASSIAN
To kolejny australijski reprezentant pierwszej ligi pracodawców. “Przepych”, muszę uczciwie przyznać, wydawał się nieco mniejszy niż w wyżej wspomnianej Canvie, ale to tylko złudne pierwsze wrażenie.
Wartości i hasła firmowe pojawiały się dosłownie wszędzie. Wszelkiej maści tabliczki, naklejki i plakietki umieszczano tam gdzie się tylko dało – od monitorów, aż po nalewaki do piwa. Tak – piwo zarówno alkoholowe jak i bezalkoholowe jak najbardziej było dostępne dla spragnionych członków załogi, którzy nierzadko przy planszówkach korzystają z tych “małych przyjemności”.
Zaskoczeniom nie było końca, “Im dalej w las tym więcej drzew”… i tak wkrótce trafiłam na firmową siłownię, połączoną z salą artystyczną, pokój do karaoke oraz pokój masażu. Podobnie jak w Canva, Atlassian nagradza pracowników posiadających znaczący staż nietypowym upominkiem, otóż w dedykowanym pokoju chillu ze stołami bilardowymi można zobaczyć ściany wypełnione miniaturkami pracowników w takiem mini-mini wersji siebie.
To co jeszcze jest istotne, to, fakt, że Atlassian zwraca szczególną uwagę na wydzielenie konkretnych przestrzeni np. Focus zone, gdzie obowiązuje strefa ciszy – brak video rozmów czy calli. Jednym słowem obowiązują tu zasady, jak podczas podróży pendolino w strefie ciszy:) Dedykowane do tego są inne przestrzenie, chociażby w strefie z “budkami telefonicznymi”.
Ostatnim na naszej liście jest Google i jego australijska siedziba, również w Sydney. Jak można było się spodziewać, w tym miejscu skala udogodnień i możliwości, które oferowane są pracownikom przekracza wszelkie standardy.
Na starcie przywitał mnie foodhool i siedem kuchni świata. Sama przestrzeń biurowa aż tętniła od ciekawych pomieszczeń. I tak odnaleźć tam można dosłownie wszystko – od zajęć jogi, poprzez siłownię, salę nagraniową, gdzie każdy mógł nagrać własną płytę, aż po pokój gier czy pokój lego, na kinie skończywszy.
Dla osób kreatywnych przygotowano crafty room, dający niezwykłe możliwości – na przykład uszycia sobie sukienki, albo stworzenia i wydrukowania projektu na drukarce 3D.
Zaskoczeniem okazał się także prawdziwy hit, czyli ulubiony przez dzieci – secret room. Ukryte drzwi prowadziły do pełnego magii i zagadek pomieszczenia.
Maszyny wendingowe z podstawowymi narzędziami pracy typu: ładowarka, słuchawki, których jest całkiem sporo, są też wygodą dla pracownika jak i elementem optymalizacji.
Od stycznia 2024 pracownicy Googla mają wdrożoną hybrydę, z obowiązkiem pracy 3 dni z siedziby, powyższe udogodnienia mają wspierać pracowników m.in w organizacji swojej codzienności.
Podsumowując:
Z czystym sumieniem mogę potwierdzić, że świadomość pracodawców dotycząca istoty przestrzeni biurowej w codziennym życiu ich pracowników nieustannie rośnie. Pracodawcy coraz częściej wykazują potrzebę zaopiekowania się swoimi pracownikami i nierzadko biorą pod uwagę pełne spektrum potrzeb osób, pojawiających się pod wspólnym, firmowym dachem.
Zauważamy coraz bardziej popularny trend wśród pracodawców, wykorzystania usługi workplace experience consulting, uzyskując tym samym wsparcie w projektowaniu wnętrz które ma za zadanie utrwalanie kultury organizacyjnej i zaspokajanie innych potrzeb danej branży.
Na koniec dnia – moje stanowisko jest jasne i nie powinno budzić żadnych wątpliwości. Firmy powinny stawiać na ludzi, odpowiadając na ich potrzeby związane z przestrzenią biurową i nieustannie wspierać swoich pracowników, co w konsekwencji doprowadzi zarówno do poprawy jakości ich życia zawodowego, jak i wzmocnienia zaangażowania w pracę. Nie zapominajmy jednak, że nawet najwspanialsze biurowe fajerwerki są niewystarczające, bez zdrowej kultury firmy. Ale to już temat na inny materiał … 🙂
Stay Tuned!
[1] Tchinkco, „Przyjazne biura przewodnik po budynkach, w których da się pracować.” Warszawa 2024r. www.thinkco.pl
[2] Pracuj.pl, Nowe oblicza pracy: praca zdalna i hybrydowa w obliczu zmian, 2023, https://bit.ly/3u0eiIO (data dostępu: 28.10.2023 r.).
[3] źródło: na podstawie: Dailyfruits, Biuro czy home office – jakie środowisko pracy preferują polscy pracownicy, 2021.
[4] Tchinkco, „Przyjazne biura przewodnik po budynkach, w których da się pracować.” Warszawa 2024r.
[5] https://well.hr/blog/przyjazne-biuro-jak-i-dlaczego/
[6] https://mikomaxsmartoffice.com/pl/przestrzen-biurowa-przyjazna-pracownikowi-jak-stworzyc-idealne-miejsce pracy/